Amalthea Ventures Blog
One on One

Wenn ich mich für ein Management Tool entscheiden müsste und dann ausschließlich nur noch dieses anwenden dürfte, dann wäre das für mich das “Weekly One On One”. Nachdem ich dieses Tool in meinem Unternehmen eingeführt habe sind einige wunderbare Dinge geschehen:

  • meine Mitarbeiter wurden produktiver
  • die Mitarbeiter, die ich haben wollte , wollten auch bei mir bleiben
  • meine Managementaufgabe war zu 80 % an einem Vormittag erledigt
  • mein Unternehmen wurde erfolgreich
  • ich hatte deutlich mehr und längere zusammenhängende Zeiten, in denen ich am Unternehmen arbeiten konnte.

Was sind die Ziele von Management?

Gute Ergebnisse erzielen und vor allem: Gute Mitarbeiter halten, die eben das möglich machen (1). Erfolgreiche Manager fordern und fördern ihre Mitarbeiter, unterstützen ihre berufliche Entwicklung und am wichtigsten: sie bauen eine Beziehung zu ihnen auf.

Und liefern die Ergebnisse ab, die von Ihnen erwartet werden, oder die sie selber von sich erwarten.

Was macht eine gute Beziehung aus?

Die Grundlage jeder guten Beziehung ist professionelle Kommunikation, die vor allem aus durchdachten Fragen und richtigem Zuhören besteht. Positive Sprache und Ziele motivieren Mitarbeiter ihr Bestes zu geben. Und konkretes, auf den Punkt gebrachtes Feedback bringt nicht nur bessere und schnellere Ergebnisse, sondern fördert auch die Motivation der Mitarbeiter.

Was unterscheidet einen guten von einem schlechten Manager?

Nehmen wir an wir fragen zwei Manager, wie sie ihr Team sehen.

Ein schlechter Manager wird sagen, dass sein Team ganz ok ist und sich Mühe gibt. Meistens werden die gesetzten Ziele auch erreicht, natürlich gibt es Schwierigkeiten – wie überall eben. Aber im Großen und Ganzen ist es ein super Team.

Wenn man die gleiche Frage einem guten Manager stellt, wird sich die Antwort ungefähr so anhören: „Robert kennt alle Kunden in- und auswendig und sorgt mit seiner guten Laune für eine tolle Atmosphäre im Team. Gwen macht einen Call nach dem anderen und schafft es, mit ihrer routinierten und freundlichen Art jede Woche ihre Akquise-Ziele zu übertreffen. Sogar bei Cold Calls freuen sich die Kunden, wenn sie anruft. Und Lukas macht das Backoffice und hält allen den Rücken frei, sodass sich jeder im Team voll und ganz auf seine Kunden konzentrieren kann.“

Was ist also der Unterschied?

Ein erfolgreicher Manager kennt seine Mitarbeiter und unterhält eine gute, professionelle Beziehung zu ihnen (2). Er versteht und akzeptiert die Stärken und Schwächen jedes Einzelnen und kann sie so auch individuell führen.

Eine gute Beziehung kann nur durch gemeinsam verbrachte Zeit aufgebaut werden, in der man seinen Mitarbeitern zuhört, sich auf sie fokussiert und ihnen eine Plattform bietet, um wichtige Themen anzusprechen.

Klassische Problemstellungen: Kommt dir etwas davon bekannt vor?

  • Deine Mitarbeiterin kommt immer wieder mit Fragen zu dir, was zu ständigen Unterbrechungen deiner Arbeitszeit führt (“Hast Du mal 5 Minuten?”)
  • Deine Mitarbeiter delegieren Aufgaben an Dich zurück und Du nimmst diese an (“Der Affe auf der Schulter”)
  • Das Unternehmen wirkt chaotisch (“Bin ich denn hier die Feuerwehr?”)
  • Mitarbeiter kündigen unerwartet
  • Du fühlst dich wie ein Kindergärtner
  • Du denkst Du müsstest du alles selbst erledigen (“Das mache ich jetzt schnell selber, dann ist es wenigstens erledigt!”)
  • Es finden viel zu viele Meetings statt und diese sind sie bei weitem nicht so produktiv wie erhofft.

Die Lösung: One-On-Ones

Wie lerne ich meine Mitarbeiter am besten kennen? Wie baue ich eine professionelle Beziehung zu meinen Mitarbeitern auf?

Durch regelmäßige 4-Augen-Gespräche. Beim One-On-One setze ich mich mit jedem meiner Mitarbeiter einmal pro Woche zusammen und baue Vertrauen auf. Dafür nehme ich mir 30 Minuten pro Mitarbeiter und Woche Zeit – so habe ich knapp 24 Stunden pro Jahr in den Aufbau der Mitarbeiterbeziehung investiert.

Die wichtigsten Eckdaten zusammengefasst:

  • Das Gespräch findet einmal pro Woche statt
  • Dauer 30 Minuten
  • Der Termin wird fix festgelegt und steht ab sofort für jede Woche im Kalender
  • Es fällt so gut wie nie aus (Urlaub, Krankheit, Geburt eines Kindes,…)
  • Ich führe es mit jedem direkten Mitarbeiter
  • Die 10 / 10 / 10 Regel (dazu kommen wir gleich)

Warum ist eine Woche der perfekte Zeitabstand?

Eine Woche ist ein überschaubarer Zeitraum: Meine Mitarbeiter wissen was sie in der Woche machen und können ihre Aufgaben besser planen. Sie haben einen fixen Termin im Kalender, an dem ich Zeit für sie habe und können sich gut auf das Gespräch vorbereiten.

Was bringt das Gespräch für die Beziehung?

Ich kann eine professionelle Beziehung zu jedem aufbauen, der direkt mit mir arbeitet. Durch den fixen Termin bin ich verlässlich und verbindlich, durch die Einhaltung meiner Versprechen sehen Mitarbeiter, dass sie sich auf mich verlassen können. Sie fühlen sich ernstgenommen und wissen, dass ich mir Zeit für sie nehme und mir ihre Meinung und unsere professionelle Beziehung wichtig ist.

Die 10 / 10 / 10 Regel

  • Die ersten zehn Minuten gehören dem Mitarbeiter, er beginnt das Gespräch. Dort kann er seine Anliegen und Themen mit mir besprechen. In diesem Zeitraum geht es darum, was den Mitarbeiter wirklich beschäftigt – ich beginne das Gespräch also eben nicht mit einer Frage, die sich an konkret um seine Arbeit oder um aktuelle Projekte dreht. Ich starte das Gespräch immer mit der Kickstartfrage (3): “Was beschäftigt Dich?”
  • In den nächsten zehn Minuten kommen meine Themen dran, sofern sie nicht schon vorher gefallen sind. Hier kann ich Feedback geben oder meinen Mitarbeiter über wichtige Dinge informieren, die vielleicht noch in keinem anderen Meeting erwähnt wurden.
  • Und schlussendlich reden wir zehn Minuten über die Zukunft: Wie möchte sich mein Mitarbeiter persönlich und fachlich weiterentwickeln, welche Ziele hat er sich dafür in der nächsten Woche gesetzt und wie hat er vor diese zu erreichen. Meine Mitarbeiter durften zum Beispiel unabhängig von ihrer konkreten Aufgabe Projektmanagement, Moderieren von Meetings und Präsentieren lernen.

Was ändert sich in meinem Unternehmen dadurch?

Es wird weniger zwischen Tür und Angel besprochen: Meine Mitarbeiter wissen, dass sie einmal pro Woche in einem direkten Gespräch ihre Anliegen gesammelt vorbringen können. Dadurch kehrt auch eine deutliche Ruhe in den Arbeitsalltag ein und das Team kann produktiver arbeiten.

Ich kann den Großteil meiner Managementaufgabe durch die One-On-Ones gebündelt an einem Tag erledigen. Ich schaffe mir größere zusammenhängende Zeitblöcke in denen ich an meinem Unternehmen arbeiten kann (4).

Zusätzlich sind One-On-One-Gespräche keine Raketenwissenschaft: Es ist einfach zu erlernen und umzusetzen und wird trotzdem unglaubliche Auswirkungen auf dein Team und das Unternehmen haben.

 

(1) Peter Drucker “The Effective Executive”

(2) Mark Horstman “The Effective Manager”

(3) Michael Bungay Stanier „The Coaching Habit“

(4) Stephen R Covey “7 Habits Of Highly Effective People”

 

Photo by Gavin Allanwood on Unsplash